Implantación de Canal de Denuncias

1. Implantación Técnica del Sistema Proveemos la plataforma tecnológica necesaria para cumplir con la ley. El sistema debe permitir la presentación de comunicaciones tanto por escrito como verbalmente, garantizando en todo momento la confidencialidad de la identidad del informante y, si este lo desea, su total anonimato. La seguridad informática es crítica aquí; cualquier filtración podría invalidar el proceso y acarrear sanciones por protección de datos.

2. Confección del Reglamento y Política del Canal El canal necesita reglas claras. Redactamos el Reglamento de Gestión del Canal, el documento marco que establece:

• Quién puede denunciar (empleados, proveedores, ex-empleados).

• Qué hechos son denunciables.

• Los derechos del informante y de la persona afectada.

• Los plazos estrictos de respuesta (acuse de recibo en 7 días, resolución en 3 meses).

3. Recepción y Análisis de Ponderación Esta es una fase crítica que muchas empresas descuidan. Una vez recibida una denuncia, realizamos (o damos soporte al Responsable del Sistema en) el análisis de ponderación inicial. Este filtro jurídico determina si la comunicación entra dentro del ámbito de la ley, si es verosímil y si existen indicios suficientes para iniciar una investigación. Este paso evita el uso del canal para fines espurios o conflictos interpersonales que no constituyen infracción normativa.

4. Investigación Interna Rigurosa Si la denuncia se admite a trámite, se activa el protocolo de investigación. Garantizamos una instrucción objetiva y profesional, recopilando pruebas y testimonios con total respeto a la presunción de inocencia. El objetivo es esclarecer los hechos y emitir un informe concluyente que permita a la empresa tomar medidas disciplinarias o legales fundamentadas.

5. Comunicación y Publicidad del Canal De nada sirve tener un canal si nadie lo conoce. La ley exige que el acceso al canal sea claro y visible. Elaboramos el documento informativo para publicitar la disponibilidad del canal, que debe ser difundido a toda la plantilla y ser accesible para terceros (por ejemplo, en la web corporativa), explicando su funcionamiento y las garantías de protección al informante (prohibición de represalias).

¿Por qué externalizar la gestión del Canal?

La Ley 2/2023 permite la gestión externa del canal, y es la opción más recomendada por dos motivos fundamentales:

• Independencia e Imparcialidad: Al contratar a un gestor externo experto, eliminas el conflicto de interés. Los empleados confían más en un sistema gestionado por terceros profesionales, lo que favorece la detección temprana de fraudes internos antes de que lleguen a los tribunales.

• Seguridad Jurídica: Delegas la complejidad del procedimiento en especialistas. Nos aseguramos de que cada paso (desde el acuse de recibo hasta el cierre del expediente) cumple con los plazos y formalidades legales, evitando la nulidad de las actuaciones.

Implementar el Canal de Denuncias con nosotros no es solo evitar una multa; es integrar una herramienta potente de control interno que protege la reputación y el patrimonio de tu empresa.